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江苏省政府采购档案管理暂行办法 (苏财规〔2009〕10号)

信息时间:2021-05-18信息来源:江阴市公共资源交易中心阅读次数:

江苏省政府采购档案管理暂行办法
苏财规〔200910
第一章 总则
  第一条 为加强政府采购档案管理工作,有效保护和利用档案资源,根据《中华人民共和国政府采购法》、《江苏省档案管理条例》等有关规定,结合我省实际,制定本办法。
  第二条 本办法所称政府采购档案是指在政府采购活动中形成的具有查考、利用和保存价值的文字、图表、声像等不同形式(载体)的历史记录。
  第三条 本办法适用于江苏省内各级政府采购监管部门、采购人和采购代理机构对政府采购档案的收集、归档、保管、使用和销毁等活动。
  第四条 政府采购档案工作实行统一领导、分级管理的原则。各级政府采购监管部门负责本级政府采购档案工作的管理和监督,并接受同级档案行政管理部门的指导、监督和检查。
  第五条 各级政府采购监管部门、采购人和采购代理机构以及政府采购相关人员都有保护政府采购档案的义务。
  第六条 政府采购档案归档实行“谁组织、谁负责”。采购代理机构组织采购的档案由采购代理机构负责归档,其中采购文件、评审报告及供应商的采购响应文件等相关资料应同时报送采购人存档备查;采购人自行组织采购的档案,由采购人负责归档。
  第七条 各级政府采购监管部门、采购人和采购代理机构应加强政府采购档案管理,维护档案的完整、准确与安全,便于社会各方面利用。
第二章 政府采购档案的内容和范围
  第八条 政府采购档案具体包括:
  (一)政府采购预算执行文件
  1.政府采购预算表;
  2.政府采购计划申报表和审核表;
  3.有关政府采购预算和计划的其他资料。
  (二)政府采购前期准备文件
  1.委托代理采购协议书;
  2.核准采购进口产品的相关审批资料;
  3.自行组织采购的申请及批复资料;
  4.采购方式变更申请及批复;
  5.采购文件及采购人确认记录,包括评标办法、评标细则、评标纪律等有关文件、资料;
  6.采购公告、资格预审公告及其变更事项(包括报刊及电子网站等媒体原件或下载记录等);
  7.获取采购文件或资格预审文件的供应商名单登记表;
  8.专家咨询论证会记录;
  9.已发出采购文件或资格预审文件的澄清、修改说明和答疑记录;
  10.供应商资格审查情况报告;
  11.评审专家名单及抽取记录;
  12.库外专家使用备案审核表。
  (三)政府采购开标(含谈判、询价)文件
  1.采购响应文件及有关资料等;
  2.在递交采购响应文件截止时间前供应商对递交的采购响应文件进行补充、修改或撤回的记录;
  3.采购项目样品送达记录;
  4.接受供应商投标或谈判的记录;
  5.开标一览表;
  6.开标(谈判、询价)过程有关记录;
  7.开标(谈判、询价)过程中其他需要记载的事项。
  (四)政府采购评审文件
  1.评审专家签到表及现场监督人员签到表;
  2.评审专家评审工作底稿等评审过程记录;
  3.供应商的书面澄清记录;
  4.评标或谈判报告,包括无效供应商名单及说明、中标(成交)候选供应商名单等;
  5.经监督人员签字的现场监督审查记录;
  6.评审过程中其他需要记载的事项。
  (五)政府采购中标(成交)文件
  1.采购人对采购结果的确认意见;
  2.中标或成交通知书;
  3.采购结果公告(公示)记录(含报刊及电子网站等媒体原件或下载记录等);
  4.公证书;
  5.与中标(成交)相关的其他文件资料。
  (六)政府采购合同文件
  1.政府采购合同;
  2.政府采购合同依法补充、修改、中止或终止等相关记录。
  (七)政府采购验收及结算文件
  1.项目验收记录;
  2.政府采购项目质量验收单或抽查报告等有关资料;
  3.发票复印件及附件;
  4.其他验收文件资料。
  (八)其他文件
  1.供应商质疑材料、处理过程记录及答复;
  2.供应商投诉书、投诉处理有关记录及投诉处理决定等;
  3.采购过程中的音像资料;
  4.其他需要存档的资料。
第三章 政府采购档案收集、整理与保管
  第九条 各级政府采购监管部门、采购人和采购代理机构应依法做好政府采购档案的收集、整理和保管工作,明确档案管理人员工作职责并建立岗位责任制度。
  第十条 政府采购合同签订后三个月内或项目竣工验收后一个月内,由项目经办人员或责任人将该采购项目的全套文件材料进行收集整理后移交档案管理人员归档。
  第十一条 政府采购档案的归档要求
  (一)内容齐全完整;
  (二)规格标准统一;
  (三)要求是原件的,不可用复印件替代;
  (四)签名、印鉴手续齐全,首页应有“政府采购档案目录”字样;
  (五)符合国家有关档案质量标准,便于保管和利用。
  第十二条 档案管理人员应按照档案管理的要求,负责收集、整理、立卷、装订、编制目录,保证政府采购档案标
识清晰、保管安全、存放有序、查阅方便。
  光盘、磁盘等无法装订成册的应在档案目录中统一编号,单独保存。
  第十三条 政府采购档案按照年度顺序编号组卷,卷内材料按照政府采购工作流程排列,依次为项目预算及预算执行文件、项目采购准备文件、项目开标(谈判、询价)文件、项目评审文件、采购结果文件、项目采购合同文件、项目验收文件及其它文件资料。
  第十四条 政府采购档案的保存期限按照政府采购法律法规和档案管理有关规定执行。
  第十五条 采购人和采购代理机构因合并、撤销、解散、破产或其他原因而终止的,在终止和办理注销登记手续之前形成的政府采购档案,应按档案管理的有关规定移交相关部门。
第四章 政府采购档案的使用、移交与销毁
  第十六条 各级政府采购监管部门、采购人和采购代理机构应当建立健全政府采购档案查阅、使用制度。除法律另有规定外,未经批准,不得擅自查阅、复印或出借政府采购档案。
  第十七条 档案使用者应对档案的保密、安全和完整负责,不得传播、污损、涂改、转借、拆封、抽换。
  第十八条 档案管理人员工作变动,应按规定办理档案移交手续,并经单位负责人签字确认。
  第十九条 保管期满的政府采购档案,应按照档案主管部门及档案法规规定程序和手续进行销毁。
第五章监督检查与法律责任
  第二十条 采购人和采购代理机构的档案工作,应当接受政府采购监管部门的监督检查。
  第二十一条 采购人、采购代理机构违反规定隐匿、销毁应当保存的采购文件或者伪造、变造采购文件的,由政府采购监督管理部门依照《中华人民共和国政府采购法》等法律法规予以处理处罚。
  第二十二条 政府采购监管部门、采购人和采购代理机构有下列行为之一的,由县级以上人民政府档案行政管理部门依照《江苏省档案管理条例》等法律法规予以处理处罚。
  (一)将政府采购活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有、拒绝归档的;
  (二)涂改、损毁档案的;
  (三)档案管理人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守,造成档案损失的。
第六章 附则
  第二十三条各省辖市政府采购监管部门可根据本办法制定具体实施办法,同时报省级政府采购监管部门备案。
  第二十四条 本办法自201031日起施行。
附件:政府采购项目档案清单
序号
内容
必备档案(☆)
 
(一)政府采购预算执行文件
 
1
政府采购预算表
 
2
政府采购计划申报表和审核表
 
3
有关政府采购预算和计划的其他资料
 
 
(二)政府采购项目前期准备文件
 
4
项目采购委托协议(自行采购的申请及批复材料)
 
5
核准采购进口产品的相关审批材料
 
6
采购方式变更申请批复
 
7
采购文件相关资料:采购文件、采购文件的修改文件(通知到各个已购买标书的潜在投标人的回执)、澄清答疑材料(如果有的话)
8
采购公告或资格预审公告、更正公告(如果有的话)(包括报刊及电子网站等媒体原件或下载记录等)
9
资格预审相关记录
 
10
评审专家抽取记录表
11
库外专家申请备案表及审核意见(如果有的话)
 
12
获取采购文件供应商登记表、投标保证金登记表
 
13
评分办法(须与采购文件要求一致)
 
(三)政府采购开标(含谈判、询价)文件
 
14
采购领导小组成员、监督委员会成员、公证员(如果有的话)及投标人代表等签到记录
15
采购响应文件正本及截止前补充修改或撤回记录
16
开标记录表及投标人开标一览表(记录唱标内容、记录员签字,招标方式必备)
17
开标过程有关记录,包括采购项目样品送达记录
 
18
开标(谈判、询价)过程中其他需要记载的事项
 
 
(四)政府采购评审文件
 
19
评审专家签到表及现场监督人员签到表
20
评审工作底稿等评审记录
21
供应商书面澄清材料
 
22
评标或谈判报告,包括无效供应商名单及说明、中标或成交候选供应商名单
23
现场监督记录
 
24
评审专家评审情况反馈表
 
 
(五)政府采购中标(成交)文件
 
25
采购人对采购结果的确认意见
 
26
中标、成交通知书
27
中标公告、采购结果公告记录(含发布媒体下载记录等,如果有的话)
28
公证书
 
29
与中标(成交)相关的其他文件资料
 
 
(六)政府采购合同文件
 
30
政府采购合同及其依法变更相关记录
 
(七)政府采购验收及结算文件
 
31
项目验收报告或其他验收文件
 
32
政府采购项目质量验收单或抽查报告等有关资料
 
33
办理付款材料(资金申请支付书及用户签章的履约验收报告、发票复印件)
 
 
(八)其他文件
 
34
供应商质疑材料、处理过程记录及答复
 
35
供应商投诉书及相关资料、投诉处理决定
 
36
采购过程的音像资料
 
37
其他需要存档的材料(如领导关于本项目的批示等)
 
1、本档案以公开招标为例,其他采购方式的项目档案可参照本目录收集、整理归档。
  2、采购过程中形成的除上述目录以外的与采购活动和结果有关的档案,也应保存。